UNE ASSISTANTE DE DIRECTION BILINGUE (anglais-français)
Maximize est un cabinet international spécialisé dans le développement organisationnel et institutionnel y compris la gestion stratégique du Capital Humain.
Nous recrutons pour le Président du Conseil d’Administration d’un groupe spécialisé dans l’import-export au Bénin, UNE ASSISTANTE DE DIRECTION BILINGUE (anglais-français).
MISSION PRINCIPALE
Assurer une Assistance stratégique, Organisationnelle, Administrative et Budgétaire au Président du Conseil d’Administration. L’assistante sera aussi amenée à coordonner efficacement le fonctionnement du Cabinet du Président dans une logique de performance, de représentation institutionnelle et surtout de confidentialité.
RESPONSABILITÉS ET ATTRIBUTIONS PRINCIPALES
Sous l’autorité directe du Président du Conseil d’Administration (PCA) et en étroite collaboration avec celui-ci, l’assistante bilingue aura pour principales missions :
1. Assistance directe au Président
• Gérer l’agenda du PCA : planification, priorisation et arbitrage des rendez-vous et déplacements ;
• Organiser les réunions du Conseil d’Administration : convocation, préparation des documents, rédaction des comptes rendus et suivi des décisions ;
• Assurer la circulation fluide de l’information entre le PCA, les directions, les filiales et les partenaires stratégiques ;
• Veiller à la confidentialité et à la bonne gestion des correspondances sensibles ;
• Organiser et suivre les déplacements et voyages du Président (formalités administratives, réservations, visas, hébergements, billetterie, protocole, logistique) ;
• Préparer les dossiers, documents et éléments de communication nécessaires aux missions et déplacements du PCA ;
• Assurer le suivi des activités suivant la criticité et les règlementations en vigueur ;
• Assurer le suivi budgétaire et la Roadmap des activités.
2. Coordination du Cabinet du Président
• Encadrer les activités des membres du Cabinet (conseillers, chargés de mission, juriste, etc.) et afficher une Roadmap globale des taches à venir ;
• Assurer le suivi des projets stratégiques relevant du Cabinet : reporting, état d’avancement, relances et coordination interservices.
3. Communication institutionnelle et protocole
• Organiser les audiences, visites officielles, réceptions et évènements institutionnels du PCA ;
• Assurer les relations externes avec les partenaires, autorités et instances de gouvernance ;
• Superviser la gestion protocolaire lors des cérémonies, interventions publiques ou missions officielles du Président ;
• Gérer les outils de communication internes et externes du
Cabinet (correspondances, supports visuels, présentations, etc.).
4. Interface avec les filiales et directions
• Agir comme point focal entre le Cabinet du Président et les Directions Générales des filiales ;
• Assurer la transmission et le suivi des instructions et priorités du PCA à l’échelle du groupe ;
• Établir un reporting régulier sur les dossiers en cours (Achat et autres …) auprès du Président.
5. Logistique et gestion du matériel
• Superviser la logistique personnelle et professionnelle du Président (voyages, déplacements, hébergements, sécurité, protocole) ;
• Veiller à la mise à disposition des moyens logistiques nécessaires au bon fonctionnement du Cabinet du Président ;
• Suivre au niveau macro la chaine d’approvisionnement et les réserves de matières premières et rendre compte au PCA ;
• Exécuter toutes autres tâches confiées par la hiérarchie.
PROFIL RECHERCHÉ
• Formation : Bac+4/5 en gestion, droit, relations internationales, administration des affaires ou domaine connexe ;
• Forte culture de la confidentialité et de la gestion budgétaire
• Être Force de proposition et pouvant répondre aux sollicitations aux heures d’astreinte.
• Pouvant travailler dans un contexte international
• Expérience : Minimum 5 ans à un poste d’assistanat de direction, de coordination exécutive ou de cabinet de direction ;
• Langues : Maîtrise du français et de l’anglais ;
• Excellente maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint ;
• Grande capacité de rédaction, de synthèse et de communication ;
• Disponibilité, discrétion, rigueur, sens du travail bien fait.
• Age : Être âgé (e) de 45 ans au maximum au 31 décembre 2025.
• Date de prise de fonction : 05 janvier 2025.
DOSSIER DE CANDIDATURE :
Votre dossier de candidature composé d’un CV, d’une lettre de motivation, d’une copie de vos, diplômes et attestations devra être envoyé Par mail à talentakizition@maximize-consulting.com, contact@maximize-consulting.com, au plus tard le 10 décembre 2025, délai de rigueur avec pour objet : « Recrutement – (intitulé du poste pour lequel vous postulez)».
