Offre d’emploi – Chef, Services généraux

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DETAILS DE L'OFFRE

ONU

Intitulé publication: Chef, Services généraux, P5
Intitulé code d’emploi: Chef de la section des services généraux
Département / Bureau: Office des Nations Unies à Vienne
Lieu d’affectation: VIENNA
Période de candidature: 20 janvier 2021 – 05 mars 2021
No de l’appel á candidature: 21-Administration-UNOV-147716-R-Vienna (G)

Cadre organisationnel

Le poste est à pourvoir à la Section de l’appui général de la Division de la gestion de l’Office des Nations Unies à Vienne (ONUV). La Section de l’appui général regroupe les domaines des achats, de la gestion des fonds, des voyages et des transports, de la gestion des biens, des documents et des archives, des équipements et distribution des installations, de la gestion des garages et des services de courrier. La(le) Chef de la Section relève du(de la) Directeur(trice) de la Division de la gestion.

.Responsabilités

Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le(la) Chef de la Section s’acquitte des tâches suivantes :

•Planifier et superviser la gestion des activités menées par la Section de l’appui général ; veiller à l’établissement d’un plan directeur et d’un cadre financier/budgétaire, ainsi qu’à l’exécution des programmes de travail et des activités prévues dans les délais impartis, conformément aux règles et procédures en vigueur ; coordonner divers projets au sein de la Section ;
•Consulter les représentants et les fonctionnaires de l’administration des autres organisations sises à Vienne, et le Gouvernement du pays hôte, selon que de besoin, et négocier avec eux en ce qui concerne les grandes orientations, la maîtrise des coûts et le partage des coûts des services communs de la gestion des bâtiments ;
•Superviser les activités de maîtrise des coûts liées aux dépenses de la Section, ainsi que les dépenses liées aux services du Centre international de Vienne (CIV) faisant l’objet d’un partage des coûts, notamment en matière de gestion des bâtiments et d’autres services communs ;
•Superviser les activités du Groupe des achats, notamment les opérations de planification, d’appel à la concurrence, de négociation et, le cas échéant, de résiliation concernant les marchés et les approvisionnements. Donner des orientations générales sur les achats, ainsi que des conseils techniques sur les opérations d’achat, et veiller au respect des politiques et procédures institutionnelles en la matière ;
•Diriger l’analyse et le suivi de l’efficacité et de la bonne exécution des procédures de gestion et de contrôle des biens à l’ONUV et dans les bureaux extérieurs de l’ONUDC, tant pour le matériel que pour les immobilisations ; veiller à l’existence de mécanismes de responsabilisation et de suivi approprié pour se conformer aux normes et objectifs attendus de l’Organisation, notamment les normes comptables pertinentes applicables aux immobilisations corporelles ; rechercher et appliquer des solutions pour résoudre les problèmes rencontrés dans le processus de contrôle des actifs et veiller au maintien d’un système efficace pour l’équipement et le contrôle des biens de l’Organisation des Nations Unies ; garantir l’exactitude des données relatives aux actifs et aux équipements, en veillant à ce que les anomalies soient identifiées et traitées immédiatement ; faire régulièrement le rapprochement de tous les soldes et publier, en temps utile, des statistiques financières annuelles exactes et vérifiables ;
•Gérer et administrer les services communs de l’Organisation des Nations Unies concernant le courrier et la valise diplomatique, superviser les services d’enregistrement et d’archivage et superviser la gestion des biens ;
•Superviser les activités du service des voyages et des transports ;
•Gérer la répartition et l’aménagement des locaux dans les bureaux de l’Organisation des Nations Unies et assurer la coordination des services connexes de gestion des bâtiments ; définir, gérer et coordonner les exigences relatives aux installations prévues dans la Stratégie des Nations Unies pour l’inclusion du handicap ;
•Gérer les installations et les contrats liés aux activités commerciales du hall d’entrée no 1 (Gate One) ;
•Gérer et administrer le garage du CIV en tant que service commun fourni à toutes les organisations internationales sises au Centre international de Vienne et aux missions permanentes ;
•Gérer la fourniture et le suivi de la couverture d’assurance responsabilité civile pour les locaux, les biens, les actifs et les équipements de l’ONUV/ONUDC ;
•Représenter l’ONUV/ONUDC au Groupe de la gestion de l’environnement du Secrétariat. Coordonner les initiatives en matière d’environnement et exécuter les projets environnementaux ;
•Élaborer, mettre à jour et mettre en œuvre le plan de continuité des opérations de l’ONUV/ONUDC et d’autres politiques du système de gestion de la résilience de l’Organisation des Nations Unies ;
•Représenter efficacement les intérêts de l’ONUV/ONUDC au sein des comités/communautés du siège de l’ONU, par exemple le réseau interinstitutions des voyages, le réseau interinstitutions des gestionnaires d’installations, le groupe de travail sur la gestion des biens ;
•S’acquitter des tâches programmatiques et administratives nécessaires au bon fonctionnement de la Section, notamment élaborer des budgets, attribuer des critères et des indicateurs clefs de performance et en assurer le suivi, faire rapport sur l’exécution du budget et du programme, réunir des éléments aux fins de la budgétisation axée sur les résultats, évaluer le comportement professionnel du personnel (système de notation), faire passer des entretiens d’embauche aux candidats aux postes vacants et évaluer les candidatures ;
•Recruter du personnel pour la Section en tenant dûment compte des principes d’équilibre géographique et de parité des sexes et d’autres valeurs institutionnelles ;
•Veiller à ce que les produits de la Section satisfassent à des critères de qualité élevés, s’assurer qu’ils correspondent aux mandats pertinents et que les rapports soient clairs, objectifs et fondés sur des données exhaustives ;
•Contribuer à l’élaboration du programme de travail de la Division, définir les priorités et allouer des ressources pour la réalisation des produits dans les délais impartis ;
•Diriger, guider, valoriser et former le personnel placé sous sa supervision ;
•Favoriser le travail d’équipe et la communication des membres du personnel au sein de la Section et avec les autres services.Compétences

Professionnalisme : avoir une bonne connaissance des activités des services généraux, des voyages et du transport, de l’inventaire et du contrôle des biens, de l’enregistrement, de la répartition des bureaux, de la gestion de garages, des services de copie et de courrier, ainsi qu’une connaissance des normes en matière d’achats reconnues sur le plan international et de toutes les phases des techniques et des opérations d’approvisionnement et de la passation de marchés au niveau international, pour des biens et services de pointe particulièrement complexes. Savoir rédiger des rapports et des documents sur des questions techniques, analyser les documents rédigés par d’autres fonctionnaires et en modifier la formulation. Savoir appliquer les règles, règlements, politiques et directives de l’ONU dans des situations professionnelles. Tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; garder son calme dans les situations de crise. Prendre la responsabilité de transversaliser la problématique femmes-hommes et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités.

Esprit d’équipe : collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs de l’Organisation ; solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun ; être prêt à apprendre d’autrui ; faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel ; accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre ; partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.

Souci du client : considérer tous ceux auxquels est assurée la prestation de services comme des « clients » et chercher à voir les choses de leur point de vue ; établir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; discerner les besoins des clients et trouver les moyens d’y répondre ; suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin de pouvoir devancer les problèmes ; tenir les clients informés de l’avancement des projets ; tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.

Compétences en matière d’encadrement

Qualités de chef : servir de modèle à son entourage ; armer chacun des membres de son équipe des atouts nécessaires pour atteindre les objectifs visés ; s’employer avec dynamisme à mettre au point les stratégies opérationnelles requises ; établir et entretenir des relations très diverses afin de comprendre les besoins et de s’assurer des appuis ; prévoir les conflits et s’efforcer de les résoudre à l’amiable ; s’investir dans le changement et le progrès ; ne pas se cantonner dans le statu quo ; avoir le courage de prendre des positions impopulaires. Prendre l’initiative et la responsabilité de transversaliser la problématique femmes-hommes et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités ; faire preuve de la connaissance des stratégies visant à équilibrer les effectifs féminins et masculins et d’une volonté manifeste d’atteindre cet objectif.

Sûreté de jugement/aptitude à décider : discerner les éléments clefs dans les situations complexes et aller rapidement au cœur du problème ; recueillir toute l’information nécessaire avant de prendre une décision ; s’interroger sur l’incidence à la fois bénéfique et préjudiciable que les décisions peuvent avoir avant de se déterminer ; ne prendre de décisions qu’après en avoir mesuré les conséquences pour autrui et pour l’Organisation ; ne proposer de lignes d’action ou formuler de recommandations qu’en toute connaissance de cause ; vérifier les hypothèses en les confrontant aux faits ; s’assurer que les dispositions qu’il est envisagé de prendre répondent aux besoins explicitement ou implicitement exprimés ; savoir prendre des décisions douloureuses quand les circonstances l’exigent.

Formation

Un diplôme universitaire du niveau du master en gestion commerciale ou en administration publique, en gestion, en commerce, en ingénierie ou dans une discipline apparentée est exigé.
À défaut, un diplôme de premier cycle dans un domaine similaire assorti de deux années supplémentaires d’expérience professionnelle pertinente peut être accepté.

Expérience professionnelle

Au moins dix années d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans les domaines des services généraux, de la gestion des biens, des achats, de l’administration de marchés ou dans un domaine connexe sont exigées.
Plusieurs années d’expérience de la supervision d’un certain nombre d’équipes couvrant de multiples domaines de responsabilité sont souhaitables.
Une expérience de la gestion de budgets complexes de plusieurs millions de dollars au sein d’une organisation internationale est souhaitable.
Une expérience en matière de gestion de la résilience des organisations est souhaitable.
Une expérience de la collaboration interinstitutions au sein de l’Organisation des Nations Unies est souhaitable.

Connaissances linguistiques

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour ce poste, la maîtrise de l’anglais est indispensable. La connaissance d’une autre langue officielle de l’Organisation est un atout. La connaissance de l’allemand est souhaitable.

 

Pour postuler cliquez ici :https://careers.un.org/lbw/

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