TDR ACQUISITION DE LOGICIEL DE PAIE ET RECRUTEMENT
1- Contexte et justification
HELVETAS Swiss Intercooperation Bénin est une organisation internationale active au Bénin
depuis 1995. Son siège est situé à Cotonou, où est centralisée la gestion des ressources
humaines.
L’organisation dispose également de trois antennes régionales implantées à Comé, Parakou et
Natitingou.
Dans le cadre de l’amélioration continue de sa gestion des ressources humaines, HELVETAS
souhaite acquérir un logiciel de paie et de gestion RH. Ce système devra permettre de :
• Centraliser la gestion de la paie et des ressources humaines sur l’ensemble des sites
• Automatiser les processus liés à la paie, y compris les calculs, les déclarations sociales
et l’envoi individualisé des bulletins de salaire ;
• Renforcer la conformité légale et la sécurité des données RH ;
• Faciliter l’intégration avec les outils existants, notamment le logiciel SYCEBNL utilisé
pour la comptabilité.
Ce projet s’inscrit dans une volonté de modernisation des outils RH, d’optimisation des
processus internes et de sécurisation des données sensibles.
2- Fonctionnalités attendues :
Option A: Module de Paie
– Gestion complète de la paie : saisie, calcul, édition et validation
– Historique et traçabilité des opérations de paie
– Importation/exportation compatibles avec le logiciel comptable HYPERSOFT
– Définition des accès par profil utilisateur (administrateur, RH, comptable, salarié)
Option B : Module de Paie (complément)
– Extraction des données comptables par projet et par personne
– Journalisation des accès et des modifications
– Protection des données personnelles (conformité légale)
– Importation des fichiers RH (Excel, txt, etc.)
– Envoi individuel des fiches de paie aux collaborateurs
Option C : Gestion des Congés
– Workflow complet : demande → validation → établissement du titre de congé – distribution
Option D : Gestion du Recrutement
– Publication des avis de recrutement
– Suivi des candidatures (statut, notifications)
– Accès candidat pour suivi de sa candidature
3- Contraintes techniques à prendre en compte dans l’offre
– Effectif à prendre en compte dans le dimensionnement : 100 Salariés
(CDD/CDI/Stagiaires/Intérimaire)
– Compatibilité avec l’environnement informatique existant : notamment logiciel HYPERSOFT
– Hébergement souhaité : A proposer par le fournisseur
– Langue de l’interface : Français
– Support technique et maintenance
4- Profil du Fournisseur
• Etre une entreprise ayant de l’expérience dans le développement et la mise en place
de logiciels de paie. (05 ans au moins)
• Avoir mis en place des solutions informatique de gestion de paie dans un ONG ou une
entreprise comptant plus de 50 salariés
• Etre en mesure d’offrir un service après-vente : assistance, mises à jour et formation.
• Garantir la sécurité des données et la confidentialité des informations.
• Disposer de développeur expérimenté dans la mise en œuvre de projet informatique.
5- Pièces à fournir :
CV du développeur qui sera en charge du dossier
Dossier Administratif
N° Nature de la pièce Eliminatoire à
l’ouverture
Non éliminatoire à
l’ouverture
01 Registre de commerce *
02 Identifiant Fiscal Unique *
03 Attestation fiscale *
04 Relevé d’Identité Bancaire (RIB) *
05 Attestation CNSS *
06 Attestation de non-faillite *
Dossier Technique :
• Les preuves d’expérience (Attestations de bonne fin d’exécution) en tant que cabinet de
solution informatique.
Proposition financière
• La proposition financière doit être répartie par option
Le bordereau de prix unitaire précisant le prix unitaire par hors taxe par option. Notez que ces
prix seront pratiqués de manière ferme et non révisable sur la période de validité de l’offre.
Le devis quantitatif et estimatif (DQE) par option.
NB: l’offre financière est mise dans une enveloppe (C) scellée portant uniquement la mention :
Offre financière.
Le dossier de soumission (Dossier administratif, offre technique et proposition financière) doit
être produit en langue française et en trois exemplaires chacun dont un (01) original et deux
copies (02) copies marquées comme telles, ainsi qu’une version numérique de l’original
enregistrée sur clé USB sous le format PDF (la clé doit être déposée dans l’enveloppe de l’offre
financière).
Le dossier administratif, l’offre technique et la proposition financière (A+B+C) doivent être
regroupés dans un seul et unique emballage scellé portant la mention suivante :
Demande de cotation N° DP/HELVETAS/ LOGICIEL DE PAIE /LOG/2025 (à n’ouvrir qu’en
séance de dépouillement)
NB:
– Toute offre portant toute autre mention que celle exigée ou portant une mention permettant
d’identifier l’origine de l’offre sera rejetée.
– Le défaut de présentation du dossier de soumission respectivement sous cette forme
tripartite (A+B+C) et unique est éliminatoire.
-Tout déposant doit émarger sur le registre de dépôt des offres.
-Le prix indiqué dans la lettre de soumission est le prix total de l’offre, sous réserve de
corrections éventuelles. Tous les prix seront indiqués hors taxes (HT).
6- DEMANDES D’ECLAIRCISSEMENTS
Pour toute information complémentaire, veuillez contacter Helvetas par courriel :
kpadonou.selom@helvetas.org et hippolyte.kouakanou@helvetas.org pour une prise en
compte de votre requête avec en objet la mention : Demande de cotation N° DP/HELVETAS/
LOGICIEL DE PAIE /LOG/2025.
Les demandes d’éclaircissement sont ouvertes jusqu’au 12 novembre.
Un retour sera fait à tous via la plateforme Cdiscussion le 13 novembre 2025.
Toute information complémentaire fournie à un soumissionnaire pendant la procédure de
soumission, sera partagée de manière égalitaire et sans discrimination à tous les
soumissionnaires.
De sa propre initiative, HELVETAS peut informer les soumissionnaires de toute erreur,
imprécision, omission ou toute insuffisance matérielle dans la rédaction des documents.
7- VALIDITE DE L’OFFRE
Les offres resteront valides pendant une période de 90 jours à compter de la date limite de
dépôt des offres.
8- DEPOT DES OFFRES
Les dossiers de soumission seront déposés à la guérite au bureau de HELVETAS de Cotonou
tous les jours du lundi au jeudi de 08H30 à 12H30 les matins, de 15H à 17H30 les après-midis
et les vendredis de 08H30 à 12H30. Il sera mis en place à la guérite du bureau Helvetas de
Cotonou une liste de dépôt des dossiers. Les candidats s’inscriront lors du dépôt des dossiers
en prenant soin d’inscrire en sus de la mention l’heure et la date de dépôt au bic. Toute offre
parvenue en dehors de ce délai sera purement et simplement rejetée.
La date limite de réception des offres est fixée au 18 novembre 2025 à 17h30.
Les dossiers seront reçus au bureau HELVETAS de Cotonou sis au quartier Fidjrossè
Gondouana, dans le prolongement de la 1ere rue à droite en quittant le giratoire tricolore de
Fidjrossè carrefour en venant d’Erevan.
9- OUVERTURE DES PLIS
L’ouverture des offres est prévue le 19 novembre 2025 à 09h dans la salle de réunion de
HELVETAS Cotonou en présence des soumissionnaires qui désirent y participer.
L’évaluation des offres consiste à un premier examen de la conformité administrative des offres.
A l’issue de cette analyse, les offres qui ont été évaluées conformes sont soumises à l’évaluation
technique sans les soumissionnaires. Les offres jugées techniquement conformes sont
évaluées selon les critères d’évaluation financiers définis dans ces termes de référence. Si un
dossier de soumission n’est pas conforme pour l’essentiel aux dispositions des présents termes
de référence, c’est à dire qu’il comporte des déviations substantielles aux termes, conditions et
spécifications indiquées, il sera alors rejeté. HELVETAS mettra en place un comité Ad hoc
d’évaluation des dossiers de soumission. L’examen, l’évaluation et la comparaison des dossiers
de soumission se fera en trois (03) étapes :
i. Evaluation de la conformité administrative et de la recevabilité des dossiers de soumission
Le comité d’évaluation évaluera la conformité administrative des dossiers (vérifier si tous les
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documents/pièces demandés ont été bien fournis) suivant la grille ci-après : Vérification
matérielle
Tableau N°1 : vérification de la présence matérielle, de la conformité et de la validité des
pièces
N° Nature de la pièce Non éliminatoire
à l’ouverture
1 Registre de commerce O/N
2 Identifiant Fiscal Unique O/N
3 Attestation de régularité fiscale O/N
4 Relevé d’Identité Bancaire (RIB) O/N
Légende: O= Oui: N=Non
Tableau N°2 : Grille de notation des propositions techniques
Critère d’évaluation Note Eléments servants de base pour
l’appréciation
Les preuves d’expérience (Attestations de
bonne fin d’exécution) en tant que cabinet de
solution informatique) (05 attestations de
bonne fin d’exécution= 25 points) 5 points
par attestation présentée.
25 Attestation de bonne fin
Avoir mis en place au moins un logiciel de
paie / Recrutement dans une ONG
internationale dont l’attestation de bonne fin
d’exécution a été fournie (15 points par
attestation)
45 Attestation d’ONG Internationale
Méthodologie et moyens proposés pour la
mise en place, le suivi et la maintenance du
logiciel.
15 Présentation du planning avec les
délais et résulats attendus à
Disposer d’un développeur expérimenté
Diplôme de master 15pts
Moins du master 10 pts
15 Diplôme master en informatique, CV,
Total 100
Evaluation financière
A l’issue de l’évaluation technique, les offres financières des soumissionnaires ayant totalisé la
note de 70 points seront retenues pour la comparaison des prix.
Le comité d’évaluation procède ensuite à la comparaison financière des différentes offres.
L’offre financière la mieux disant sera retenue nonobstant le rang technique.
Attribution provisoire
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Une notification d’attribution provisoire sera faite au soumissionnaire qui présentera une offre
économiquement avantageuse pour Helvetas. Celui-ci devra dans un délai de trois (3) jours
ouvrés maximum adresser à HELVETAS par mail sa ferme acceptation de la proposition
d’attribution. Si tel n’était pas le cas, ou si les négociations n’aboutissaient pas, le
soumissionnaire classé second (celui dont la note finale est immédiatement inférieure) sera
déclaré attributaire provisoire. Il en sera ainsi jusqu’à ce que les négociations aboutissent avec
l’un des soumissionnaires.
N.B. L’offre financière de l’attributaire sera ajustée au réelle en fonction du nombre de
personnes présentes la date de démarrage de la visite.
ANNULATION DE LA PROCEDURE D’APPEL D’OFFRES
HELVETAS se réserve le droit d’annuler tout ou partie de l’appel d’offres.
L’annulation peut avoir lieu si :
a. L’appel d’offres a été infructueux, à savoir au minimum trois (3) offres reçues ou si les offres
reçues sont inappropriées ou ne répondent pas aux spécifications demandées ;
b.Les paramètres économiques ou techniques du projet ont changé ;
c.Des circonstances exceptionnelles ont rendu impossible l’exécution normale du projet ;
d.Toutes les offres techniquement conformes excèdent les ressources financières disponibles ;
e.Il y a des irrégularités dans la procédure
En aucun cas, HELVETAS ne sera tenu pour responsable des dommages, de quelque nature
que ce soit (particulièrement des dommages pour perte ou profit). Le cas échéant, une décision
d’annulation de la présente procédure de passation des marchés serait motivée et portée à la
connaissance des soumissionnaires.
Date de Démarrage : Novembre 2025
Durée du contrat : A la prestation
Coût de la prestation : Le coût de la prestation sera échangé avec les services dédiés.
David BRIDIER
Directeur Pays
