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Un(e) Assistant.e administratif.ve

Projet PLURIELLES « Renforcer la santé et les droits sexuels et reproductifs au Bénin, au Burkina Faso et au Mali »
Intitulé du poste : Assistant.e administratif.ve
Localisation : Poste basé à Cotonou (Bénin) avec des déplacements ponctuels en région (Département du Mono)
Date limite pour postuler : 29 mai 2022
Contexte
Le projet PLURIELLES « Renforcer la santé et les droits sexuels et reproductifs au Bénin, au Burkina Faso et au Mali » est
financé par Affaires mondiales Canada (AMC). Il est mis en œuvre par le Consortium formé de Santé Monde
(anciennement CCISD), Avocats sans frontières Canada (ASFC) et la Société de coopération pour le développement
international (SOCODEVI), trois organisations canadiennes. D’une durée prévue de sept ans, ce projet intervient dans les
secteurs de la santé, du développement économique et des droits humains. PLURIELLES vise ultimement l’exercice accru
des droits relatifs à la santé par l’amélioration de la qualité, l’accès et la demande de services adaptés en santé et droits
sexuels et reproductifs (SDSR) pour les femmes et les adolescentes vulnérables et marginalisées du Bénin, du Burkina Faso,
et du Mali. Il est en cours de réalisation dans trois pays à savoir : Bénin dans le département du Mono, Burkina Faso dans
la région des Cascades et Mali dans la région de Kayes.
Dans le cadre du renforcement de son équipe au Bénin, il est ouvert le poste d’un assistant.e administratif.ve
Sommaire de la fonction
Sous la supervision immédiate du Coordonnateur National du projet au Bénin et en interaction avec le Responsable
Administratif et Financier l’assistant.e administratif.ve agit en tant que personne de premier contact des usagers et
partenaires du projet PLURIELLES avec la charge de préserver l’image du Projet dans les relations internes et externes. En
collaboration étroite avec les conseillers des différentes composantes, il/ elle contribue, à travers la fonction
administrative, au soutien à la mise en œuvre des activités du projet. Il/elle assure des tâches polyvalentes de tenue de
secrétariat, de gestion administrative, de gestion des ressources humaines et d’organisation des réunions.
Responsabilités principales
La personne assistante administrative :
Anime le secrétariat
• Rédiger et relire les documents confiés par la coordination ;
• Gérer l’adresse électronique du projet ;
• Gérer les contacts téléphoniques du projet ;
• Participer à l’organisation et au déroulement des diverses réunions du projet (convocation, photocopies, montage de
dossiers,)
• Établir régulièrement le planning des activités du secrétariat
• Accueillir et orienter les visiteurs vers les différents bureaux et membres du personnel
• Réceptionner les courriers à l’arrivée et procéder à leur enregistrement dans les documents appropriés
• Gérer le cahier départ et faire le suivi des courriers sortants en collaboration avec le chauffeur concerné
• Gérer la fiche de suivi des dossiers internes et le registre de courriers Arrivée
• Classer correctement les documents (version papier et électronique) de manière à y accéder facilement
• Contribuer au suivi des tâches et recommandations issues des réunions de la coordination
• Tenir l’agenda du Coordonnateur
• Tenir à jour le répertoire des principales parties prenantes à la mise en œuvre du projet
• Faire les photocopies et scannage de tout document intéressant la mise en œuvre du projet après approbation du  Coordonnateur ou du Responsable Administratif Financier (RAF) ;
• Apprêter les dossiers d’appel d’offres/demande de proposition (PDP) et autres et tenir les cahiers pour leur enregistrement
• Veiller à la transmission des bons de commande et autres courriers de manière appropriée
• Exécuter à la demande du Coordonnateur toutes autres tâches en général et des tâches d’appui en particulier
Administration générale
Avec la collaboration de la personne responsable administratif et financier :
• Assurer la tenue à jour des dossiers de l’ensemble des employé.e.s du projet (congés, absences, personnes à charge,  assurance, avis, etc) ;
• Prendre les notes lors de réunions de projet et rédiger les correspondances au besoin
• Entretenir des relations constantes avec le siège et les bureaux terrains en lien avec son mandat,
• Fournir un appui technique et opérationnel général au travail de l’équipe du projet
• Assurer l’archivage correct des documents administratifs de projet
• Assurer toutes autres tâches en lien avec ses fonctions et répondant à ses aptitudes professionnelles selon les besoins  de la structure (aller à la banque, aux impôts etc.)
Gestion logistique
Sous la supervision de la comptable logisticienne :
• Appuyer l’organisation d’événements (réunions, séminaires, ateliers, formations, missions, etc.) et assurer les  arrangements logistiques appropriés.
• Préparer les arrangements de voyage internes et externes pour le personnel du projet et des consultant.e.s
• Appuyer pour les achats de biens et services, demande de proforma etc.
• Participer à la mise à jour de l’inventaire des biens du projet
• Entreprendre d’autres tâches exigées par le projet
Et de manière générale, réalise, à la demande de l’équipe-pays, tout autre mandat relevant de ses champs de
compétences.
Profil recherché
• Avoir un diplôme d’études supérieures au moins un BTS en secrétariat de direction, administration ou en gestion
• Avoir au minimum 3 ans d’expériences professionnelles pertinentes dans un projet de développement ou humanitaire ;
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et juridique, de gestion des ressources humaines,
• Excellentes habiletés de communication écrite et orale en français (la connaissance de l’anglais sera un atout) ;
• Maîtrise de la correspondance administrative
• Maîtrise des outils informatiques suivants : Word, PowerPoint, Excel et Adobe Pro ;
• Maîtrise des outils bureautiques
• Utilisation des modes de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électroniques, réseaux sociaux)
• Avoir le sens de l’organisation, de la gestion des priorités, proactivité et de bonne capacité à travailler de façon autonome ;
• Polyvalence, rigueur et adaptabilité dans le travail ;
• Aptitude à travailler en équipe et sous pression ;
• Avoir de fortes compétences relationnelles et capacité à interagir avec des personnes de cultures diversifiées ;
• Avoir le Souci du détail et de la qualité ;
• Discrétion et sens de la confidentialité ;
• Avoir travaillé au sein d’une ONG internationale est un atout significatif ;
• Connaissance du secteur de la santé communautaire, du développement économique ou des droits sexuels et de la
reproduction.
• Connaissance de la communication sensible au genre
CRITERES DE SELECTION
• Qualifications générales et aptitude pour la tâche à accomplir : 20%
• Expérience dans les tâches décrites dans les Termes de Référence : 50%
• Capacité linguistique : 15%
• Expérience avec les bailleurs internationaux : 10%
• Connaissance des acteurs institutionnels de la zone d’intervention du projet
Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de fournir :
1. Une lettre de motivation
2. Un curriculum vitae détaillé faisant état des expériences professionnelles du candidat ou de la candidate dans le domaine recherché
3. Copie du diplôme exigé
4. Preuves des expériences déclarées dans le CV
5. Les noms et contacts de trois personnes de référence à contacter au besoin
Les candidatures doivent être adressées uniquement par courrier électronique, au plus tard le 29 mai 2024, à l’adresse
suivante : recrutement.plurielles.benin@gmail.com en indiquant l’intitulé du poste en objet.
Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. Nous respectons les principes d’équité en matière 
d’embauche. Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

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